团队项目进度跟踪难?延期风险高?国内企服排行榜第一的通用项目管理工具在这里了

项目的进度管理、风险控制,是很多项目负责人购买项目管理工具的核心原因之一,但面对市场上几十上百个的项目管理工具软件,到底哪个更好更适合自己,我们很难去一一调研体验。参考一些权威机构发布的产品测评排行榜,以及其他人的经验可以帮助我们在工具选型中节省非常多时间。

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所以,今天这里就来大家推荐一款国内“企服排行榜”第一的项目管理工具——Worktile,并且根据我自己多年的使用经验给大家讲解一下,如何使用它来有效的管理项目。

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一、最全企业服务工具软件排行榜单

2021年5月,互联网周刊、中国社会科学院信息化研究中心等机构联合发布了一个国内企业服务厂商排行榜,里面基本囊括了所有企业服务门类,单上榜企业就达931家,可以说是范围最广、种类最全、参与企业最多的企业服务产品排行榜。而在项目管理这个类别的榜单中,金蝶、用友、Worktile 位居前三甲。虽然同处一个榜单,但用友是更偏向 ERP 的管理,金蝶更偏财务的管理,所以在通用型的项目管理工具领域,Worktile 可以说是排名第一;

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二、Worktile 在项目管理方面有何过人之处?

01 从目标层到执行层的项目全流程管理

OKR目标管理

OKR是近些年国内热门的企业目标管理方式,而 Worktile「目标管理」在功能上完整支持了 OKR 从启动、公示、执行到复盘的各环节需求;

就比如说你能让团队所有人都知道今年努力的方向,能随时了解公司、部门、个人的目标进度,出现延期风险时及时发起沟通;团队能在目标周期结束后根据过程数据进行复盘提升等等;

这个功能非常适合那些想尝试落地OKR,或已经落地OKR但没有找到合适工具的团队,因为具有标准化流程的工具能帮助团队减少落地OKR过程中的一些坑,同时自动化的流程和可视化报表能大幅提升团队目标管理的效率。

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目标关联项目

在团队方向的问题解决之后,目标就进入到规划和执行阶段。这也是现在很多目标管理工具或者说OKR管理工具存在缺陷的地方——目标层与执行层割裂。

但在 Worktile,「关联项目/任务」功能将目标与项目执行关联,比如你能从目标逐步往下查看每个项目、项目下每个小任务、任务下每个人的进度情况。从而建立起很深的上下游逻辑关系,让管理者更好的掌控全局。

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项目进度跟踪:

如果说做好项目进度管理的第一步是明确目标,第二步是项目与关键结果的对应,那第三步要做好的就是精细化的任务分解以及责任到人。

Worktile 的「父子任务」功能支持五级任务拆解,并且能够详细的记录负责人、时间、优先级、内容、附件等任务信息以及沟通信息。

这个功能的好处就在于能够对项目进行逐级拆解,让每个任务的粒度足够小,让每项工作都能估算工期和成本,并且产生唯一负责人。后再根据任务优先级进行排期,从而帮助团队实现风险的评估,最大限度减少不可控因素。

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当正式进入到任务执行阶段,我们必不可少的是每日检查、每周检查项目进展和提交物。

而在 Worktile 有非常多维度来实现对项目进度的管理,其中最被我们熟知的方式就是「甘特图」。

只要创建任务的时候填写开始完成时间、负责人等信息,我们就能以直观的方式在甘特图查看任务排期、负责人。从而帮助团队做好项目规划排期 、跟踪任务进度规避延期风险、实现资源的合理调配。

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除了「甘特图」之外,在 Worktile 还有「人员视图」、「全局视图」功能,分别从人的维度和项目的维度来对进度和资源进行管理。

人员视图」是以任务的成员属性分组,展示所有任务,可以用来查看所有成员手头任务完成情况、延期情况,我们也可以按自己的需求用筛选器进行筛选。

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全局视图」展示的是项目进度/延期报表,管理者可随时用来查看部门所有项目的进度情况及延期风险,以便于及时推动风险点的解决。

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更多关于项目进度管理的功能,我们这里就不一一列举,感兴趣的同学可以通过下方链接,注册了解。

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项目成果文件沉淀:

当一个新项目结束之后,必然会产生非常多宝贵的知识和经验。比如项目过程中所遇到风险及应对方案、项目中遭遇失败复盘后的文档 、项目中优秀的经验等等。如何管理这些知识经验,以便日后复用或推广是项目团队经常会面临的问题。

Worktile的「网盘」功能很好的帮助这样的团队。

  • 网盘功能分为企业和个人两个分区,用以满足团队和个人的文件管理需求。
  • 网盘内的文件支持二维码、链接、邮件等方式进行分享;
  • 你也可以创建在线文档,在文档编辑中误删的内容也支持通过历史版本找回;
  • 当然你也不用担心空间问题,因为 Worktile 的网盘是不限用量的。
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02 丰富的模板市场、高度自定义设置,满足不同团队个性化项目管理需求

一个好的项目管理工具除了应该做到从目标层到执行层的项目全流程管理,同样也应该是能适应团队特点的。

因为每个团队业务、管理方式等方面都不一样,所以每个团队对于项目管理的流程环节要求也会不一样。虽然上工具一定意义上也代表着管理变革,但我们很难让一个团队的工作方式去适应一个工具,这样的成本是极高的,并且这和管理变革也并不是一回事。所以一个好的项目管理工具应该是能满足不同团队需求的。

而为了满足不同团队个性化项目管理需求,Worktile发展出了丰富的项目模板市场和高度灵活的自定义能力。

模板市场」提供了十几个行业近50种模板供大家免费使用。

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模板自定义设置

如果里面并没有适合的自己团队的模板,我们也可以自己搭建或者找Worktile的客户成功团队定制独属于自己团队的模板。

比如,我要搭建一个新媒体征稿项目,需要按照稿件流转的环节进行管理,也需要配置出征稿业务独有的属性和字段(如审核状态、发稿渠道、链接、审稿人等)、设置符合组织结构的审核流程。但这些要求在Worktile自定义配置能力下,都不是问题。

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03 一个工具就是工具集

Worktile 作为一个企业级项目协作与目标管理工具,除了我们以上介绍的OKR目标管理、项目管理等核心功能之外,它还具备简报、审批、日程、公告、通讯录、企业IM等功能。在满足企业项目协作与目标管理的同时,还是一个轻量化的OA工具、即时通讯工具、企业知识库工具、日程管理工具…….一个工具就是一个工具集,这也是市场上其他项目管理工具所不具备的特点。

这个特点给企业带来的一个最大的好处就是有效避免“人员不多工具一堆”的现象。因为多个工具的组合有时候给中小团队带来的问题可能比工具解决的问题还要多,比如成员需要拥有多个工具的帐号,各个工具之间的数据无法共享,成员每天要在不同的工具之间切换,这反而降低了团队效率,比不用工具还糟糕。

中小型团队具有组织不臃肿、信息差较小的特点,这也就意味着管理流程不长、需求复杂程度不高,而这与 Worktile 产品特点上有一种天然的匹配。

所以,对于中小企业来说,无论是项目管理与OKR管理的专业能力,还是满足审批、简报、日程管理、沟通、记录、共享等需求,Worktile都具备他项目管理工具所没有的优势。

本期的推荐到这里就结束了,对 Worktile 感兴趣的朋友可以点击下方链接,免费注册试用。

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