不用写,会自动更新的年报、周报、日报

差不多又要到了写年报的日子了,你的周报写完了吗?是不是有一种永无止境的感觉?

如果,有一个办法,可以不用专门去写,只需要将之前的工作表格载入,然后全自动更新完成这报、那报,岂不是很赞?

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伙伴云:云表格,零代码协作平台

伙伴云是一款表单制作工具,零代码协作平台,通过在云端处理表格,实现了 0 代码就能协作数据、管理项目、搭建系统等定制功能,比如此前,青小蛙就用伙伴云实现了0 代码,用 15 分钟搭建仓库售后任务多人协同工具这个来自论坛的需求。

新功能

近期伙伴云更新了不少新功能,比如甘特图看板日历、卡片、透视表视图等,组合起来倒是可以完成上面那个需求,非常有意思。

我的自动化周报

每家的周报虽然不同,但主要内容都是这周做了什么,数据是什么,下周计划做什么。

伙伴云 提供了一个《我的自动化周报》模板,只需要修改云表格中的数据,就能自动生成下面这种报表样式:

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这里的图表与数据联动,也就是说未来只需要修改表格中的数据,那么图表就自动变化,所以对于生成周报这种事情,就太轻松了。

具体的使用逻辑

以上报表样式,在伙伴云中被称作仪表盘,你可以理解为将多个 Excel 表格中的数据透视表,组合在一个单独的展示页面中,将表格可视化,简洁明了,也更能展示数据之间的联系。

比如上图左下角的销售额/订单量趋势(周),数据来源于「销售报表」表格,在表格中,只需要按照正常的使用习惯录入销售数据即可:

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这个页面看起来不太像 Excel,但它可以直接导入 xlsx、csv 文件,也就是说你可以在电脑上完成表格,再导入伙伴云就行了。

组件

然后在仪表盘中添加一个图表组件,就能显示出来了:

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仪表盘的图表组件

在这个图表组件中,与 Excel 的数据透视表类似,可以选择图表样式、定义 X轴、Y轴,修改轴样式、标题等等,熟悉 Excel 的同学可以很快速的生成需要的图表。

展示周报

在通过多个组件组合,逐件就完善了仪表盘,如果将这个仪表盘打印出来,就是一张很漂亮的周报了。

但如果可以接受动态展示,那么直接用网页展示周报,那么还能做到更多,比如可以将团队工作计划单独展示出来:

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这就是一个普通的表格,似乎也没什么不一样的,不过注意上图顶部画红色圈圈的地方,就是最近的新功能,用不同的方式展示表格,可以是看板、甘特图,或者日历:

进度看板

在一个表格中,只需有「单选类型字段」就可以创建看板了,伙伴云会自动根据单选类型字段的选项来创建看板,比如这里是使用了计划进展这个单选类型字段,然后看板就被分为了未开始、进行中、已完成、已关闭:

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进度看板

甘特图

甘特图也是一种非常直观的展示方式,在表格里只需要有开始日期、结束日期和进度(百分比),就可以创建甘特图了:

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而在每一种视图中,都可以像填写表单一样,直接添加数据,无需回到原本的表格之中。

日历

以日历的方式查看团队工作计划,也算是非常直观的了:

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通过多种组合,这周报还有谁能比呢?最重要的是,这种周报是一只可以动态更新的,只需要按时填写最新数据,周报自动就有了。


还有一件事

如果觉得周报缺少了一些什么,那就是一定少了一些什么,如周报开场白:「本周共有 xx 个新的成交用户,交易金额共计 xxx 元。」

通过将文本与表格中的数据整合在一起,那一份完整的周报也就诞生了。

这个功能需要通过自动化触发器来实现,这是一个能够自动化完成数据处理的功能,在这个例子里,我们需要的是固定的语句,以及动态的数据,通过触发器,就能自动把数据拼成一段话,写入对应的表格中,就能放在周报上了。

创建触发器

进入云伙伴的工作区后台,创建一个触发器:

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顾名思义,触发器就是当A条件发生时,执行B命令,其中A条件可以是创建/修改了一条表格数据、定时/手动执行,而B命令可以执行创建新数据、修改现有数据、发送通知、调用接口等。

触发方式

在这里,需要的是每周重复执行一次即可:

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还可以很方便的创建全局变量,比如将本周成交用户数量设置为一个变量,只是提一下,并没有使用这个功能。

执行

我们的目的是在周报开头的地方添加一句话:「本周共有 xx 个新的成交用户,交易金额共计 xxx 元。」

所以需要创建一个新数据,将其他表格中的用户计数,将其他表格中的交易金和求和,然后组合在一起,写起来就是这样的:

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语法与 Excel 类似,并且有详细的提示,还是比较容易的(是的,针对熟悉 Excel 函数的同学):

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最终,我们就拥有了一个包括文字描述、数据统计,数据表格在内的全自动更新周报。每周需要做的事情,就是填写新数据,再也不用为重复的事情烦恼了。


注册后即可安装自动化周报模板

都看到这里了,就去注册体验一下吧:https://saapi.huoban.com/t/VE

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新用户通过上面的短链或者二维码注册后,会进入工作区会自动安装周报,如果是老用户,在模板中心搜日报模板就可以。

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疑问解答

最后,伙伴云目前有很多用户交流群,比如销售数据分析群,行政群,数字化群等等,可以加下面↓的二维码,小助手会拉群,平时对产品功能使用有问题的,有技术服务人员,每天在群里帮助大家解答,这个也是非常nice!!!

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是的,青小蛙也是通过求助客服,解决了上面的自动化触发器功能。

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